Survivre en réunion !

Chers collègues de la fonction RH, aujourd’hui l’heure est grave ! Nous devons partager avec vous une bien funeste expérience : nous avons assisté hier à une énième réunion de travail comme il en existe dans toutes les entreprises. Au bout de trois heures de réunion sans avoir avancé d'un pouce sur notre sujet, nous avons tout tenté pour y échapper !

Première tentative : nous enfuir... mais les portes n’étaient pas accessibles.

La seule solution qui s’offrait à nous : le suicide par stylo Bic ! Bon, on vous le donne dans le mille : après trois essais consécutifs nous avons lâché l’affaire (et puis ça doit être douloureux quand même, non ?).

C’est pourquoi nous avons décidé de faire un article sur les bonnes pratiques des réunions de travail, par solidarité pour nos collègues !

1. La clé de voute : l'ordre du jour

Bon ok à priori tout le monde le fait, mais nous parlons d’un ordre du jour complet et détaillé comprenant des temps dédiés par thèmes et les objectifs définis. L’ordre du jour est à envoyer avant la réunion.

2. Varier les lieux

Pour favoriser l’innovation et éviter les routines (mortelles) vous pouvez varier les salles de réunions pour les rencontres hebdomadaires et pourquoi pas pour certaines occasions travailler dans un café convivial.

3. A-NI-MER!

Il faut toujours définir en amont un animateur de réunion qui sera en charge de recentrer les débats et « distribuer la parole » aux personnes qui sont en retraits mais qui peuvent apporter de la matière à la conversation. Certains préfèrent être deux, un animateur et un gardien du temps qui est présenté au début de la réunion. Car la règle d’or est de finir à l’heure ! Cela montre que vous prenez en compte le temps de vos collaborateurs. Et puis vous avez fait un ordre du jour, alors suivez-le !

4. En cas de Brain storming

Si l’objet de la réunion est de débattre d’un sujet et/ou d’apporter des solutions à une situation et que vous souhaitez faire un brain storming, veillez à ne pas sortir totalement du sujet ! Pour cadrer les choses, une des solutions faciles est d'utiliser un paperboard et de noter les idées qui sortent, cela permet vraiment de cadrer le débat !

5. En cas de tour de table

Si la réunion est de type « réunion d’équipe » ou partage d’expérience avec un tour de table, le plus dur est de cadrer les interventions pour ne pas qu’elles deviennent interminables (pourquoi les gens aiment tellement s’écouter parler ?) et surtout vérifier qu’elles ne soient pas hors sujet.

6. Le mot de la fin

A la fin de la réunion, faire un bref résumé de ce qui a été dit et rappeler ce que chacun s’est engagé à faire. Rappeler tout cela par écrit si nécessaire.

Bref, profitons de l’été pour nous remettre à jour sur les bonnes pratiques des réunions de travail pour nous relancer en septembre dans un meilleur cycle !